馃晵 Tiempo de lectura: 3 minutos

En la actualidad son cada vez m谩s las instituciones que optan por automatizar sus procesos, con el fin de ser m谩s eficientes. La automatizaci贸n de gestiones administrativas es la utilizaci贸n de sistemas con el fin de hacer m谩s f谩cil, efectivo y eficiente el funcionamiento de una instituci贸n.

驴Que es la automatizaci贸n de procesos?

La聽automatizaci贸n de procesos, tiene como objetivo principal la reducci贸n de costes mediante la integraci贸n de aplicaciones que sustituyen a los procesos manuales, acelerando el tiempo de ejecuci贸n de las tareas y eliminando los posibles errores humanos que pueden cometerse al trabajar de forma manual.

驴Cu谩les son las principales ventajas de la automatizaci贸n de procesos?

  • Reducci贸n de costes: Mejora la carga del equipo, disminuyendo los recursos
  • Se reduce el n煤mero de errores: Evita errores humanos o de comunicaci贸n
  • Aumento significativo de la velocidad de ejecuci贸n: Reducci贸n significativa de tiempo
  • Posibilidad de obtener informes: De forma r谩pida en el momento
  • Tener seguimiento: Permite seguir el proceso en todo momento
  • Control de resultados en tiempo real: Siempre actualizado
  • Eliminaci贸n de la acumulaci贸n de papel: Con la consiguiente reducci贸n de costes tanto de material como de impresi贸n.

驴Cu谩ndo automatizar los procesos Administrativos?

En general, todas las actividades que desarrolla una persona dentro de una organizaci贸n tienen como soporte un proceso, que puede o no estar formalizado, pero que siempre nos va a indicar como fluye la informaci贸n dentro de la compa帽铆a. Cuando estos procesos est谩n definidos y se tiene claro qu茅 personas, de qu茅 谩reas y que tareas deben desarrollar dentro del proceso, as铆 como se conoce la informaci贸n que ingresa, como se transforma y como se entrega al final de este, se habla de un sistema.

Cuando esos procesos est谩n definidos y se tiene claro qu茅 personas, de qu茅 谩reas y qu茅 actividades deben desarrollar dentro del proceso, cuando se sabe qu茅 informaci贸n ingresa, se transforma y se entrega al final de 茅ste, se habla de un sistema聽 y es precisamente en este momento cuando una institucio贸n puede comenzar a plantearse la necesidad o los beneficios que le supondr铆a automatizar.

Automatizar un proceso que hasta entonces ha sido manual nos asegura ahorrar costes, tiempo y, adem谩s, ser mucho m谩s eficientes en nuestro d铆a a d铆a en el trabajo鈥

La automatizaci贸n de un proceso corresponde a la implementaci贸n de una tecnolog铆a para apoyar la realizaci贸n de las actividades dentro del mismo. Esta puede llevarse a cabo cuando existe un proceso en el que participan varias personas con tareas y actividades bien definidas, que deben ser realizadas en un orden espec铆fico y que t铆picamente se apoyan en documentos/informaci贸n que ingresa, se crea y/o se transforma.

驴Qu茅 tenemos que tener en cuenta a la hora de automatizar un proceso?

  • Tenemos que conocer el proceso de punta a punta.
  • Debemos medir los tiempos que estamos empleando en cada tarea.
  • Analizar que aspectos del proceso podemos eliminar o simplificar.
  • Apoyarnos en software y/o aplicaciones que nos faciliten el trabajo.
  • Integraci贸n de diferentes plataformas y software que se comuniquen entre s铆.

El papel de la tecnolog铆a de informaci贸n

La automatizaci贸n de procesos administrativos es la aplicaci贸n de un grupo de herramientas de software y hardware, que conforman un sistema de informaci贸n buscando aumentar su eficiencia.

Los procesos en las instituciones est谩n compuestos por aquellos que generan informaci贸n estructurada que es la que se administra y soporta en sistemas transaccionales como contabilidad, compras, facturaci贸n, inventarios, etc., as铆 como en procesos que se apoyan en informaci贸n no estructurada, que se administran y apoyan en documentos externos, en correos electr贸nicos, en hojas de c谩lculo y procesadores de texto. Se estima que solo el 20% de la informaci贸n de una instituci贸n es estructurada y el 80% o m谩s es la que se considera no estructurada.

La automatizaci贸n de procesos administrativos normalmente empieza por sistematizar la informaci贸n estructurada, es decir adquirir un software que atienda los procesos transaccionales; en una segunda fase se complementa con la automatizaci贸n de procesos de informaci贸n no estructurada, que se logra por la integraci贸n de herramientas ofim谩ticas (correo electr贸nico, hojas de c谩lculo, procesador de palabras etc.) con herramientas de productividad.

En definitiva, haciendo un buen seguimiento y an谩lisis del proceso, y contando con la tecnolog铆a y asesoramiento adecuados, nos aseguraremos una buena gesti贸n dentro de lainstituci贸n e impulsaremos su crecimiento.

Deja un comentario

Tu direcci贸n de correo electr贸nico no ser谩 publicada. Los campos obligatorios est谩n marcados con *