En la actualidad son cada vez más las instituciones que optan por automatizar sus procesos, con el fin de ser más eficientes. La automatización de gestiones administrativas es la utilización de sistemas con el fin de hacer más fácil, efectivo y eficiente el funcionamiento de una institución.
¿Que es la automatización de procesos?
La automatización de procesos, tiene como objetivo principal la reducción de costes mediante la integración de aplicaciones que sustituyen a los procesos manuales, acelerando el tiempo de ejecución de las tareas y eliminando los posibles errores humanos que pueden cometerse al trabajar de forma manual.
¿Cuáles son las principales ventajas de la automatización de procesos?
- Reducción de costes: Mejora la carga del equipo, disminuyendo los recursos
- Se reduce el número de errores: Evita errores humanos o de comunicación
- Aumento significativo de la velocidad de ejecución: Reducción significativa de tiempo
- Posibilidad de obtener informes: De forma rápida en el momento
- Tener seguimiento: Permite seguir el proceso en todo momento
- Control de resultados en tiempo real: Siempre actualizado
- Eliminación de la acumulación de papel: Con la consiguiente reducción de costes tanto de material como de impresión.
¿Cuándo automatizar los procesos Administrativos?
En general, todas las actividades que desarrolla una persona dentro de una organización tienen como soporte un proceso, que puede o no estar formalizado, pero que siempre nos va a indicar como fluye la información dentro de la compañía. Cuando estos procesos están definidos y se tiene claro qué personas, de qué áreas y que tareas deben desarrollar dentro del proceso, así como se conoce la información que ingresa, como se transforma y como se entrega al final de este, se habla de un sistema.
Cuando esos procesos están definidos y se tiene claro qué personas, de qué áreas y qué actividades deben desarrollar dentro del proceso, cuando se sabe qué información ingresa, se transforma y se entrega al final de éste, se habla de un sistema y es precisamente en este momento cuando una institucioón puede comenzar a plantearse la necesidad o los beneficios que le supondría automatizar.
Automatizar un proceso que hasta entonces ha sido manual nos asegura ahorrar costes, tiempo y, además, ser mucho más eficientes en nuestro día a día en el trabajo”
La automatización de un proceso corresponde a la implementación de una tecnología para apoyar la realización de las actividades dentro del mismo. Esta puede llevarse a cabo cuando existe un proceso en el que participan varias personas con tareas y actividades bien definidas, que deben ser realizadas en un orden específico y que típicamente se apoyan en documentos/información que ingresa, se crea y/o se transforma.
¿Qué tenemos que tener en cuenta a la hora de automatizar un proceso?
- Tenemos que conocer el proceso de punta a punta.
- Debemos medir los tiempos que estamos empleando en cada tarea.
- Analizar que aspectos del proceso podemos eliminar o simplificar.
- Apoyarnos en software y/o aplicaciones que nos faciliten el trabajo.
- Integración de diferentes plataformas y software que se comuniquen entre sí.
El papel de la tecnología de información
La automatización de procesos administrativos es la aplicación de un grupo de herramientas de software y hardware, que conforman un sistema de información buscando aumentar su eficiencia.
Los procesos en las instituciones están compuestos por aquellos que generan información estructurada que es la que se administra y soporta en sistemas transaccionales como contabilidad, compras, facturación, inventarios, etc., así como en procesos que se apoyan en información no estructurada, que se administran y apoyan en documentos externos, en correos electrónicos, en hojas de cálculo y procesadores de texto. Se estima que solo el 20% de la información de una institución es estructurada y el 80% o más es la que se considera no estructurada.
La automatización de procesos administrativos normalmente empieza por sistematizar la información estructurada, es decir adquirir un software que atienda los procesos transaccionales; en una segunda fase se complementa con la automatización de procesos de información no estructurada, que se logra por la integración de herramientas ofimáticas (correo electrónico, hojas de cálculo, procesador de palabras etc.) con herramientas de productividad.
En definitiva, haciendo un buen seguimiento y análisis del proceso, y contando con la tecnología y asesoramiento adecuados, nos aseguraremos una buena gestión dentro de lainstitución e impulsaremos su crecimiento.
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