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Uno de los mayores problemas que puede tener la gestión financiera de una institución educativa es la morosidad, es decir el incumplimiento de los padres con el pago de la colegiatura de sus hijos.

La morosidad es una de las principales causas de que un centro educativo no cuente con liquidez, es decir con dinero para pagar sus distintas obligaciones.

Sin importar el tamaño del colegio, el atraso en el pago de las cuotas escolares constituye uno de los mayores problemas debido a su incidencia en la planificación de las finanzas.

Por esta razón queremos abordar el proceso de cobranza escolar, y compartirte 7 estrategias que pueden ayudarte a reducir la morosidad en tu institución.

El delicado proceso de realizar cobros escolares

La alta morosidad puede generar un deficiente flujo de caja en un colegio, y en general un desequilibrio en las finanzas; sin embargo, el cobro de las cuotas es un proceso bastante delicado, por lo que hay que pensar bien en cuáles son las estrategias que se pueden implementar para reducir la morosidad.

Hay múltiples factores que podrían estar ocasionando retrasos en los pagos; por ejemplo, suele observarse que, ante las leyes que salvaguardan el derecho a la educación de los alumnos, algunos padres no se sientan obligados a hacer los pagos en la fecha prevista.

En ocasiones este retraso se puede originar por políticas de cobranza que son muy flexibles o poco constantes, lo que viene a ser lo mismo, ya que una vez que un número significativo de estudiantes está atrasado con los pagos, las finanzas del colegio pueden verse comprometidas.

Otras veces, las familias pueden estar atravesando crisis o problemáticas que exigen ser tratadas con mucha sutileza por parte de la institución.

Si bien la meta de la administración es el cobro de las obligaciones vencidas, es importante que el vínculo entre la familia y la escuela no se vea afectado por la situación económica.

Especialmente, hay que velar porque este atraso con los pagos no afecte a los estudiantes; después de todo, son los padres o tutores quienes tienen la deuda, no el hijo.

Como ya hemos mencionado, el retraso en el pago de las cuotas escolares podría reducir el flujo de efectivo y, ante la imposibilidad de cumplir con los compromisos contraídos, el colegio se vería obligado a solicitar créditos a tasas muy altas, lo que podría comprometer aún más la situación.

Surge entonces la pregunta ¿cómo llevar adelante una política de cobranza que permita controlar la morosidad y a la vez mantener una buena relación con las familias?

Estrategias para reducir la morosidad

Lo primero será implementar un proceso eficiente de cobro:

Luego de tener un proceso de cobro establecido puedes implementar en tu institución educativa estas 7 estrategias para reducir la morosidad:

1. Antes de aceptar a un nuevo estudiante, pide información financiera y crediticia.
2. Siempre mantén a la mano información sobre el pago de las cuotas
3. Implementa un sistema de control eficaz y mantén comunicación con los padres
4. Premia a los padres que cumplen con sus pagos
5. Implementa alternativas de pago
6. Mantén tus finanzas organizadas
7. Implementá un software de gestión administrativa y financiera para escuelas

1 Antes de aceptar a un nuevo estudiante, pide información financiera y crediticia.

Esta política, desarrollada por muchas instituciones educativas, te permitirá tener un margen de seguridad acerca de la estabilidad económica e historial crediticio del responsable de pago.

Una vez realizado este análisis del crédito, si el resultado es positivo se podría proceder a las siguientes etapas del proceso de admisión. 

Siempre tienes que tener en cuenta que la situación económica de las familias puede cambiar en cualquier momento, y que estos estudios económicos no constituyen garantías definitivas.

2 Siempre mantén a la mano información sobre el pago de las cuotas

Esta estrategia de gestión de la morosidad parte del hecho de que si la Institución no dispone de los reportes que necesita al momento de tomar una decisión estratégica, se dificulta demasiado tener una política de cobranza efectiva. Si cuenta con la información sobre los malos pagadores, será más fácil seguir con el proceso para cobrar las deudas.

3 Implementa un sistema de control eficaz y mantén comunicación con los padres

Podrás evitar muchos retrasos si los responsables de hacer los pagos reciben las facturas a tiempo, así como información acerca de los montos adeudados y de las disposiciones para cancelar.

Para enviar información acerca de las próximas mensualidades o un recordatorio de pago a quienes están atrasados, te puedes apoyar en herramientas tecnológicas y ahorrar así en un papeleo que pocas veces resulta efectivo.

4 Premia a los padres que cumplen con sus pagos

Puedes establecer políticas de descuento por pagos a tiempo; por ejemplo, otorgar un porcentaje de descuento en el pago de la cuota a quienes cancelen el mes por adelantado. También puedes ofrecer una bonificación en la cuota del hermano menor a quienes se mantengan al día por 3 meses, beneficio que se perdería si hay algún atraso.

Estas son algunas ideas que servirán de estímulo a muchos padres de familia.

5 Implementa alternativas de pago

Es posible que algunas familias puedan estar atravesando una situación difícil que les impida cumplir con el pago de las cuotas en la fecha prevista. En estos casos, puedes ofrecer alguna política de pagos fraccionados.

Es mejor recuperar por partes el monto adeudado a acumular una deuda mayor, pues cada mes será más difícil a los padres ponerse al día.

6 Mantén tus finanzas organizadas

Solo si se lleva una óptima gestión de las cuentas por pagar y por cobrar podrás reducir la morosidad en tu colegio. Cuando las finanzas se manejan de forma desordenada es más fácil que haya deudas ocultas.

A mediano plazo, esto puede llegar a convertirse en un gran problema, ya que mientras más tiempo pasa, más se dificulta hacer la cobranza.

7 Implementá un software de gestión administrativa y financiera para escuelas

Una herramienta digital con estas características te permitirá llevar con eficiencia la gestión administrativa y financiera de tu institución educativa: permitiéndote automatizar cobros, administrar las cuotas, deudas y también contar con un registro de movimientos de ingresos y egresos.

Una gestión automatizada se traducirá en un mejor manejo de la morosidad en la institución.

Existen diversos tipos de software que te permiten realizar este tipo de automatización, queremos compartir contigo los tres mejores incluyendo sus ventajas y desventajas.

1. Colplex
2. GQdalya
3. Click Edu

Colplex

Ventajas:

• Conexión con bancos que permite ver pagos de forma instantánea dentro de la plataforma.
• Reportes completos de las personas con pagos pendientes.
• Los padres de familia pueden ver sus estados de cuenta dentro de la aplicación móvil.
• Aplicación de cargos por mora de forma automática.
• Manejo de cajas internas.

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GQdalya

Ventajas:

• Solo contratas los módulos que necesitas.
• Centro de cobros y facturación completo.
• Adaptaciones para Colegios Especiales

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Click edu

Ventajas:

• Recibos y facturas
• Control financiero de comedores
• Control financiero del uso de transporte escolar
• Tienda virtual

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Conclusiones

Implementar estrategias para reducir la morosidad permite minimizar los efectos que estas deudas pueden causar a tu institución; y esto debería ser parte de tu gestión de riesgos, sin duda alguna.

La buena gestión de cuentas por pagar y por cobrar puede constituir en sí misma la diferencia para manejar las deudas en tu colegio, así como el éxito de tu administración. La implementación de herramientas digitales dará a tu gestión administrativa y contable un valor agregado, al optimizar todos los procesos.