La automatización en nuestros estados financieros tiene la misión de llevar a nuestra institución por buen cauce, no solo desde el punto de vista presupuestario, sino también estratégico.
Esto no es tarea fácil en una época como la actual, en la que los acontecimientos geográficos, políticos, la inestabilidad de los tipos de cambio y la volatilidad de los precios representan una prueba constante para las instituciones. En estas circunstancias, queda claro por qué el director financiero se ve obligado a facilitar información más precisa y con mayor rapidez.
Todo lo anterior explica por qué las instituciones recurren cada vez más a la automatización para que los procesos financieros sean más rápidos y eficientes. Los procesos automatizados permiten a los directores financieros y a sus equipos elaborar informes con mayor frecuencia y precisión, llevar a cabo cierres financieros con mayor eficiencia y ahondar en los datos de la empresa para facilitar información estratégica útil al instante para otros líderes de la empresa.
Gracias a los procesos automatizados, los directores financieros y sus equipos elaboran informes más frecuentes y precisos y efectúan cierres financieros con mayor precisión
Los profesionales de las finanzas comprenden esta necesidad. Más de la mitad (el 54 %) de los líderes financieros se muestran a favor de modificar los actuales sistemas financieros para dar respuesta a la necesidad de una mayor productividad y agilidad. Otro dato revelador: el 43 % es partidario de implementar estos cambios para satisfacer una necesidad cada vez mayor de apostar por la innovación y las nuevas ideas.
Son muchas las razones por las que la automatización se ha convertido en uno de los mejores aliados de las instituciones, destacando las siguientes razones:
- Aportar orden al caos
- Aumentar la rapidez sin sacrificar la calidad
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Trabajar con mayor seguridad en la nube
Aportar orden al caos
Muchas instituciones admiten que aún elaboran sus informes con entradas de datos y hojas de cálculo manuales, lo cual conlleva procesos muy largos que pueden sufrir retrasos en muchos puntos a lo largo de la cadena. Algunas organizaciones admiten que, antes de automatizar sus procesos de elaboración de informes, necesitaban hasta 20 días para concluir el cierre financiero.
Los procesos automatizados en la nube, en lugar de un régimen desorganizado de mensajes de correo electrónico y de registros de auditoría poco claros y frustrantes, permiten propagar automáticamente cualquier entrada o modificación realizada en un informe a todos los demás documentos a los que afecta. Esto significa que todo el mundo trabaja con la misma información actualizada.
Como resultado, el proceso es más rápido y el registro de auditoría es más claro, lo que a su vez permite a las instituciones crear y compartir informes actualizados siempre que las partes interesadas lo necesiten, no solamente con una periodicidad trimestral.
Los directores financieros necesitan tomar decisiones con rapidez y estar seguros de que se basan en datos sólidos. Es fundamental estar seguro de que los datos son precisos y que están en las manos adecuadas en el momento adecuado. Básicamente, los procesos manuales ya no son útiles.
Un proceso de elaboración de informes más unificado y preciso permite también una mayor exactitud
Aumentar la rapidez sin sacrificar la calidad
Un proceso de elaboración de informes más unificado y preciso permite también una mayor exactitud. En los procesos manuales suelen intervenir varios participantes que trabajan con varias versiones de varias hojas de cálculo y, por tanto, existen muchas posibilidades de que se produzcan errores.
Cuando todo el mundo trabaja con una fuente de información única y actualizada, la posibilidad de errores se reduce en gran medida, lo que permite a las instituciones llevar a cabo el cierre financiero más rápidamente y con mayor confianza. Las Instituciones reducen su proceso de cierre financiero en un 90% mediante la automatización de sus procesos.
Trabajar con mayor seguridad en la nube
Los procesos automatizados en la nube también mejoran la seguridad de los datos, ya que la información confidencial no queda expuesta durante un flujo de trabajo de creación de informes. Todos los datos se almacenan y se actualizan de forma centralizada y los líderes financieros pueden controlar el acceso, de manera que cada colaborador solo pueda manipular las entradas pertinentes.
Es comprensible que las organizaciones muestren recelo a la hora de confiar la información financiera a un proveedor externo, pero las instituciones que evitan la nube por este motivo se guían por una falsa sensación de seguridad. El equipo de Tecnologías de la Información de una organización o su infraestructura tecnológica pueden ser muy buenos, pero es poco probable que superen a los de una empresa experta en la nube, cuyos expertos se dedican constantemente a optimizar la seguridad y la disponibilidad de sus aplicaciones.
No olvide las competencias
Es alentador comprobar que los profesionales financieros ven la automatización más como una oportunidad que como una amenaza. Pero, aunque los procesos automatizados ayudan a los directores financieros y a sus equipos a trabajar de forma más inteligente y responder a las expectativas de las partes interesadas, la tecnología por sí sola no es nada más que un elemento facilitador.
La cooperación cada vez más estrecha entre el hombre y la máquina no significa que los robots vayan a tomar el mando. Se trata más bien de integrar un valioso tesoro de datos cada vez mayor en las operaciones diarias de la empresa con el fin de optimizar el modo de llevar a cabo los negocios. Las decisiones estratégicas las siguen tomando los humanos y la tarea de comprender, interpretar y actuar sobre la base de los datos financieros requiere una mente entusiasta y poseedora de un amplio conocimiento sobre el sector.
Esta es otra manera en la que está cambiando el papel del profesional de las finanzas. Este debe contar con una serie de conocimientos mucho más amplios que le permitan garantizar que las nuevas tecnologías se utilizan de la forma más adecuada para que las personas sean más productivas y la junta directiva cuente con un valor añadido.
Los mejores directores financieros apuntan en la misma dirección que los objetivos de su organización y saben cómo utilizar los procesos que gestionan para tal fin.
La actividad financiera ya experimentó una transición de los libros de contabilidad y los cálculos manuales a las hojas de cálculo de Microsoft Excel, así que ha llegado el momento de dar otro salto importante. Hoy en día, muchas de las formas en que nos comunicamos e interactuamos en el trabajo son automáticas y ya nos hemos acostumbrado a encontrar información al instante con el clic de un botón. Por tanto, es natural que esta evolución se implante tarde o temprano en el departamento de finanzas.
Colplex es la plataforma educativa para Institutos, Colegios y Universidades. Automatiza instituciones con el control académico, laboral y financiero.